Description de poste
| Intitulé du poste | Assistant(e) de direction | |||
| Département/ Service | ||||
| Supérieur hiérarchique | Secrétaire général | |||
| Résumé du poste | ||||
| L’assistante de direction se remarque par sa polyvalence et assiste les dirigeants et/ ou collaborateurs de la fondation. Elle est amenée à réaliser une multitude de tâches au cours d’une journée de travail afin d’optimiser la gestion de leurs activités (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, …), et à organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la fondation. | ||||
| Responsabilités principales/ Activités/ Tâches | ||||
| Gérer l’agenda (identifier l’ordre des priorités et arbitrer en fonction des impératifs) Organiser les rendez-vous, les réunions, les déplacements, filtrer et traiter des appels téléphoniques Rédiger des mails, des courriers et des comptes rendus Participer à l’organisation de certains événements Préparer des dossiers : collecte, rédaction et mise en forme des informations nécessaires dans le cadre des réunions Assurer la gestion administrative du personnel de direction (gestion des absences…) | ||||
| Profils des compétences et qualification requise | ||||
| Compétences | ||||
| Savoirs | Savoir-faire | Savoir-être | ||
| Gestion administrative Normes rédactionnelles Techniques de prise de notes Méthode de classement et d’archivage Sens de l’accueil et du service Connaissances en outils bureautiques Utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, etc.) | Accueil physique et téléphonique Tenue d’agendas Préparation et organisation des réunions Bonne maîtrise de l’expression écrite (mails, courriers, comptes rendus, notes, etc.)Gestion administrative du courrier Traitement de l’information (collecte, classement et mise à jour)Organisation des déplacements professionnels | Bonne présentation Fiabilité, Discrétion et respect de la confidentialité Excellent relationnel Grande autonomie, Esprit d’initiative et dynamisme Rigueur et sens de l’organisation Disponible et capacité d’adaptation | ||
| Diplômes/ Formations/ Qualifications / Expérience | ||||
| Être titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 (professionnel, technologique) en assistance de direction ou en assistance de gestion ou d’un Bac-pro en gestion administrative complété par une expérience professionnelle.Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint)La connaissance de l’anglais est appréciée | ||||
| Critères de performance | ||||
| Respect de la confidentialitéQualité d’accueilQualité rédactionnelleTenue d’agendas | ||||
| Relations de travail | ||||
| Internes | Externes | |||
| L’assistante de direction est en relation fonctionnelle avec l’ensemble des collaborateurs de la Fondation | L’assistante de direction est en contact avec tout usager/ personne en relation avec la Fondation | |||
| Particularité du poste occupé | ||||
| Réaliser des tâches administratives diversesPrendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, réalisation des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons, etc.Exécuter toute autre tâche que la direction viendra à lui confier | ||||